عملیات هات تپ یا انشعاب گرم خطوط لوله چنان که در بخش پیش نیز اشاره گردید مستلزم انجام مطالعات پیش آماده سازی و اتخاذ راهکارهای فنی و مهندسی است، و بنابراین نمی توان انشعاب گیری گرم را به صرف فرایند اجرایی و عملیاتی کار تقلیل داد. فرایند مهندسی مجموعه امور و فرایندهایی را شامل می شود که به هدف پشتیبانی و برنامه ریزی عملیات هات تپ اتخاذ می شوند. مدیریت، برنامه ریزی، کنترل فرایندها، زمان بندی، تخصیص نیروی کار و تجهیزات مقتضی کار و مواردی از این قبیل جزو پیش نیازهای مهندسی عملیات انشعاب گرم هات تپ قلمداد می شوند.
در بخش پیش برخی پیش نیازهای مهندسی در عملیات هات تپ تشریح شد. در ادامه مواردی دیگر که جزو الزامات فنی و مهندسی پروژه محسوب می شوند نیز به شرح زیرا اشاره می شوند:
داشتن طرح و برنامه ریزی دقیق در خصوص مراحل و گام های انجام عملیات hot tap از جمله الزامات مهندسی در زمینه انجام عملیات هات تپ است. چنان که می دانیم هر فرایند به مثابه یک سیستم است که دارای ورودی ها، خروجی ها و فرایندهای اجرایی است. فرایندها نیز خود شامل چندین زیر فرایند است که هر کدام نقش یک زیر سیستم را بازی می کنند. هر کدام از مراحل نیازمند نیروی انسانی، تجهیزات و تأسیسات و زمان انجام کار است. مجریان هات تپ باید پیش از انجام هر فرایند درکی جامع از این مجموعه فرایندها و عملیات ها داشته باشند. می بایست طرحی دقیق و مبتنی بر برنامه ریزی روزانه در این خصوص تدوین شود. این طرح باید بر اساس اولویت ها از طرح تدوین شده باشد. اگر اولویت کارفرما زمان سریع انجام کار باشد مجری انشعاب گیری گرم می باید نیروی انسانی و تجهیزات مکفی برای انجام سریع عملیات داشته باشد. اگر هدف کاهش هزینه اتمام عملیات است باید منابع و نیروی انسانی طوری تخصیص داده شود که کمترین هزینه لازم صرف شود. هر فرایند وابسته به پیش نیازهای خود است، به عبارتی خروجی هر فرایند حکم ورودی فرایند بعدی را خواهد داشت و از این رو برنامه ریزی مذکور می باید این آیتم ها را لحاظ کرده باشد.
فرایند مدیریت فرایندها، منابع و زمان در فاز برنامه ریزی اولیه پایان نمی یابد و می باید در فرایندهای اجرایی نیز روند پیشرفت شان را در نظر داشت. این امر از چند لحاظ قابل اهمیت است؛ اول آن که برآوردی از فرایند برنامه ریزی و میزان صحت و سقم آن حاصل می شود؛ آیا برنامه ریزی به درستی انجام شده یا در محاسبات و برآورد زمان ایرادی وجود دارد؟ آیا تخمین هزینه اثربخش بوده یا دارای ایراد است؟ در هر صورت پایش فرایند بر اساس برنامه تدوین شده هم می تواند باعث ارزیابی روند اجرایی عملیات انشعاب گرم شود و هم تیم مهندسی را نسبت به مدیریت و برنامه ریزی فرایندها مورد ارزیابی قرار می دهد. مهندسان و برنامه ریزان از این طریق می توانند مهارت خود در زمان بندی را ارزیابی کرده و از آن به عنوان پشتوانه ای برای انجام عملیات های بعدی استفاده کنند.
دریافت پرمیت یا مجوز انجام کار علی الخصوص برای انجام عملیات هات تپ جزو الزامات بی شبهه در فرایند محسوب می شود. اهمیت پرمیت در هماهنگی میان کارفرما و مجری هات تپ به قدری بالاست که عملیات تا پیش از ان به هیج عنوان قابل انجام نیست. مجوز انجام کار گرم از این لحاظ دارای اهمیت است که ممکن است مسئولین مجتمع فرایندهای موازی در برنامه کاری خود داشته باشند که می تواند بر روند انجام عملیات هات تپ تأثیر داشته باشد. برای مثال ممکن است در ایستگاهی نزدیک ایستگاه انجام عملیات هات تپ، تست فشار یا فرایندهایی نظیر تخلیه موضعی و افت فشارداشته باشیم که طبیعتاً بر کیفیت انجام عملیات هات تپ تأثیر خواهد داشت. در این شرایط بهتر آن است که از پیش هماهنگی میان مجری هات تپ و کارفرما وجود داشته باشد تا تداخل فرایندها به این شکل منجر به بروز ایراد در عملیات انشعاب گرم هات تپ نشود. برای تمامی فرایندهای مربوط به هات تپ نیز اخذ پرمیت ضروری است. برای مثال در نصب و جوشکاری فیتینگ نیز باید هماهنگی ها صورت گرفته شده باشد. مجری انشعاب گیری گرم دستورالعمل های مربوط به فرایندهای مختلف هات تپ را بر اساس اطلاعاتی انجام می دهد که از کارفرما دریافت کرده است. حال اگر در زمان انجام عملیات های مذکور شرایط فنی خط دچار تغییر شود دستورالعمل و الزامات آن موضوعیت خود را از دست خواهند داد. در خصوص جوشکاری، مهندسین عملیات هات تپ بر اساس آیتم هایی نظیر فشار و دمای خط و نوع سیال روند انجام جوشکاری را تدوین کرده اند. حال و اگر در زمان جوشکاری فیتینگ شرایط تغییر کند ممکن است خطراتی متوجه مجری و اپراتور جوشکار و کل مجتمع شود.
تیم اجرایی عملیات انشعاب گرم هات تپ می بایست حتماً مسئول متخصص و دارای دانش در زمینه ایمنی و بهداشت صنعتی و محیط باشد تا قید و بندهای ایمنی را لحاظ و حین انجام عملیات ها بر پیشبردشان نظارت داشته باشد. عملیات هات تپ دارای خطرات بالقوه فراوانی است که ضریب احتمال وقوع شان نیز چندان کم نیست. کافی است کوچک ترین غفلتی از جانب نیروی کار یا شرایط محیطی وجود داشته باشد تا آسیب های جدی و بعضاً غیر قابل جبران بر مجموعه تحمیل شود. البته امروزه اغلب واحدهای صنعتی بنا به الزامات دولتی می بایست تیم های ایمنی و بهداشت صنعتی کارآمد داشته باشند تا فرایندها تحت نظارت دقیق قرار گیرد، اما این توجیهی برای مجریان هات تپ نخواهد بود که با فرض اطمینان از وجود مسئولین ایمنی کارفرما، از زیر بار مسئولیت های خود در زمینه نظارت بر فرایند ایمنی شانه خالی کنند. واحد ایمنی در مجتمع های نفتی و گازی و هر واحد صنعتی دیگر مسلط بر فرایندها و رویه های خودش است و نمی تواند در مورد حساسیت های عملیات انشعاب گیری گرم درک و فهم دقیق داشته باشد. آن ها منابع خوبی برای دریافت اطلاعات و داده از شرایط محیطی کار و مواد شیمیایی و احتراق آور منتشر در محیط انجام کار هستند، اما این بدان معنا نیست که می توانند مرجع نظارت بر فرایند هات تپ باشند.
اصولاً این وظیفه هات تپ کار است که با بازدید از سایت و دریافت اطلاعات محیطی، انسانی و فنی محل انجام کار خود دست به تدوین دستورالعمل ایمنی کار گرم هات تپ بزند و خود حین پیشرفت مراحل انجام کار بر حسن اجرای فرایندها نظارت کند.
اصلی ترین فرایندها در انشعاب گرم به لحاظ تجربه و دانش نیروی کار دو فرایند جوشکاری فیتینگ روی لوله و انجام عملیات هات تپ می باشند. هر کدام از فازهای عملیاتی در هات تپ حساسیت ها و اقتضائات خاص خود را دارند اما دو فرایند مذکور دارای ضریب ریسک و میزان تعیین کنندگی بیشتری هستند. چنان که می دانیم صحت عملیات نیز وابسته به کیفیت این دو مرحله است. در صورتی که فیتینگ درست طراحی و ساخته شده باشد اما جوشکاری آن روی لوله معیوب باشد، بدون شک حین هات تپ زنی مشکل مذکور خود را بروز خواهد داد و عملیات با خدشه مواجه خواهد شد. همچنین اگر تمامی مراحل اجرای هات تپ به خوبی و درستی پیش روند اما عملیات هات تپ با ضعف و خطایی انسانی مواجه شود کل تلاشها و فرایندها اهمیت خود را از دست خواهند داد. بنابراین اپراتورهای این دو فاز به خصوص باید دانش کافی، تجربه مناسب، تبجر و شایستگی انجام کار را داشته باشند. روند فراهم آوری تهسیلات نیز باید به نحوی باشد که اپراتورها حین کار فقط روی عملکرد خود تمرکز داشته باشند تا فرایند دچار ایراد نشود.
جوشکاران باید دارای گواهی های تأیید صلاحیت جوشکاری روی خطوط لوله باشند، البته این مورد برای نصب فیتینگ روی لوله کفایت نمی کند و ایشان باید صلاحیتی فرارت از این قسم آیتم ها داشته باشند. اپراتور هات تپ نیز باید تجربه کافی را در زمینه انجام هات تپ داشته باشد. تمرکز در کار بسیار مهم است. پیش آمده است که متبحرترین اپرتورهای هات تپ حین عملیات به دلیل عدم تمرکز ناشی از خستگی و فقدان آمادگی جسمی و روحی دچار ایرادات و اشتباهات واضح و بدیهی گشته اند. از جمله مواردی که بسیار در عملیات ها تجربه شده است خطی محاسباتی اپراتور در برآورد میزان پیشروی دستگاه هات تپ بوده است که منجر به بریده شدن جداره مقابل لوله اصلی و سوراخ شدن لوله از هر دو طرف شده است. بدیهی است مواردی از این قسم را نمی توان به دلیل فقدان دانش و تجربه نزد اپراتور انشعاب گیری گرم دانست. این قسم ایرادات مواردی هستند که نه تنها اپراتورهای هات تپ بلکه ساده ترین اپراتورهای خطوط لوله نیز نسبت به آن آگاهی دارند. بنابراین مواردی از این قبیل فقط در اثر عدم تمرکز و بی حوصلگی در انجام کار رخ خواهند داد. درصورتی که مجریان کار گرم نسبت به شرایط روحی و روانی و نیازهای فیزیکی اپراتورها حساسیت به خرج دهند ضریب بروز چنین خطاهایی به حداقل خود کاهش پیدا خواهد کرد.
نیروی انسانی از ارکان عملیات هات تپ محسوب می شود چرا که این فرایند بر خلاف بساری از فرایندهای موجود که اتوماتیزه و خودکار شده اند، همچنان وابستگی خود به نیروی انسانی را حفظ کرده است و از این رو بهتر آن است که مجریان هات تپ حتما آموزش ها و دانش فنی کافی، بهمراه تسهیلات و امکانات کافی برای انجام عملیات هات تپ را در اختیارایشان داده باشند.
از شرح و تفصیل های فوق بر می آید که مهندسی گام ها و فرایندها در هات تپ اهمیتی بسیار وافر دارد. هر گونه غفلت در خصوص تدوین نقشه و برنامه راه در مورد هر کدام از گام های اجرایی باعث بر هم ریختن تعادل کل کار و بروز آسیب بر تمامی مجموعه خواهد شد. مجریان و پیمانکاران عملیات هات تپ از این حیث خود را موظف می دانند واحدهای تحقیق و توسعه را به منظور حفظ و ارتقای کیفیت فرایندها فعال کنند. تیم مهندسی یک تیم چند تخصصی می باشد و مجموعه عوامل آن در کنار هم، با در اختیاز گذاشتن دانش و تجارب خود به دیگران، جمع بندی های نهایی و دستورالعمل های اجرایی را به انجام می رسانند. باید توجه داشت که فرایندها در هات تپ، در هم تنیده اند و از این رو دستورالعمل هر کدام از فرایندها نیز به صورت تیمی نوشته شود. مثلاً تصمیم گیری های مهندسی برای ساخت فیتینگ نباید منحصر به مهندسان مربوطه باشد. در این خصوص باید متخصصین مربوط به خود عملیات انشعاب گرم، مسئولین ایمنی و مهندسین برنامه و زمان بندی طرح هم زمان حضور داشته باشند چون فرایندها به شدت در هم تداخل دارند.